会議を回すのに苦心されている方に、私が習った「3つのコツ」をご紹介します。
- 会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること
- 「自分はどうしたいのか」を必ず用意しておくこと
- 議事録には最低でも「決定事項」「ToDo」「次回アジェンダ」のいずれかを書くこと
おすすめです。
・・・伝えたいことは以上なのですが、ちょっとだけ背景を補足しておきたいと思います。
①会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること
いろんな会議の本に絶対に書いてあって、
「会議のコツ」とかでググってみても、まず間違いなく書いてあるコツがあります。
「会議ではゴールを設定しよう」
これ以上ないくらい、当たり前のことですね。
ただ、世の中には、こんな当たり前なことすらできない人がいます。
それが、私でした。
昔、システムの要件についてミーティングしたときの話です。
その場には、エンジニアのAさん、私の上司、私が出席。
私「今日のゴールは、この機能のシステム要件について検討することです」
上司「ちょっと待って。そんなのはゴールとは呼ばないでしょ。もっと具体的に」
私「あ、えーと、すみません。今日のゴールは、この機能についての要件を決めることです」
上司「まだふにゃっとしてるね。要件が決まった状態って、どんな状態？」
私「・・・」
上司「要件が決まったあとは、誰が何すんの？」
私「決まった要件に沿って、Aさんが実装を進めてくださいます」
上司「じゃあ、要件が決まった状態ってのは？」
私「えーと、Aさんが実装をスタートできる状態です」
上司「そうだよね。であれば、今回のゴールは、
"Aさんが会議から席に戻ってすぐに手を動かせるレベルで、要件が具体化されていること"
これでしょ」
***
これが「会議のゴールを設定する」ということです。
だけど「ゴール」なんて表現すると、さっきの僕みたいに油断して、ふにゃっとした「ゴールもどき」を用意してしまう人が出かねません。
なので、表現の違いですが、「何が話し終わっていれば、会議が完了したといえるか＝完了条件」と、少し堅苦しい表現をチョイスしてみました。
そして、ダメ押しで「超具体的に」を添えてみました。
会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること
どうでしょう。
少しマッチョな雰囲気が出ていますが、「会議のゴールを設定しよう」よりも身が引き締まりますよね。
これが、むかし教わった1つ目のコツです。
②「自分はどうしたいのか」を必ず用意しておくこと
2つ目のコツは、『変える技術、考える技術』を書かれた高松 智史さんのYoutubeを見て、思い出したものです。
「オープンQはバカの始まり」というタイトルの動画なのですが、
これがまあ、心に刺さりまくりまして。
というのも、これと全く同じことを教わったことがあるんです。
よくこんなシーンありませんか？
私「今日は○○という問題の解決策について議論したいと思います」
私「みなさんはどうすれば、○○という問題を解決できると思いますか？」
参加者「・・・（しーん）」
心優しい職場であれば、誰かしら「気まずいぞ」と当事者意識高めの人が、当たり障りのない発言をしてくれるかもしれません。
でも、物理的距離があるオンライン会議では、その当事者意識も薄まりがちに。
「どうすればいいですか？」なんて投げかけてみても、皆さんなかなかミュートボタンを解除してくれない。
で、上司に相談してみたんです。
私「どうして、みんな会議で発言してくれないですかね？」
上司「それはお前の質問の仕方がダメだからでしょ」
私「え？」
上司「じゃあさ、例えば誰かとランチに行くシーンでさ、"何食べたい？"って聞かれると、ぶっちゃけどう思う？」
私「うーん、面倒だなって思っちゃいますね。え、おれが考えるの？って。好きな人から聞かれたら、張り切って考えますけどw」
上司「でしょ。てか、好きな人とランチ行くんだったら、いくつか自分で下調べして、仮説を立てるよね。で、"あそこのフレンチとかどう？"って聞くよね」
私「たしかに」
上司「"どうしたらいい？"という、いわゆるオープンクエスチョン。これは、ただの思考放棄。"考える手間と責任"を相手に押し付けているだけなんだよね」
私「・・・」
上司「一方で、"私は○○がいいと思います。○○で進めてOKですか？"と聞くのがクローズドクエスチョン。これは、自分の頭で考えないとできない質問」
上司「でも、その分、相手は答えやすい。YesかNoかで答えればいいんだから」
***
つまりこういうことです。
会議中は「どう思いますか？」「どうすればいいと思いますか？」といったオープンクエスチョンではなく、
「A案とB案があって、私はA案がいいと考えています。A案で進めてよいでしょうか？」とクローズドクエスチョンで聞く。
こうすれば、聞かれた相手は、YesかNoの二択を回答すればよい。
そして、仮にNoと返ってきた場合は、「具体的にどの点がNGだったか」を話してもらう。
こんな感じで進めると、議論がスピーディーに、より具体的に進んでいきます。
③議事録には最低でも「決定事項」「ToDo」「次回アジェンダ」のいずれかを書くこと
「お前、なに口だけ動かしてるんだ？ちゃんと手も動かせ」
会議中、油断しているとすぐに、この言葉を浴びせられていました。
要は、「議事録をちゃんと書け」ということです。
議事録については、前職で散々言われてきましたので、別の記事に詳しくまとめてあります。
その中でも、今回は2つピックアップしておこうと思います。
1つ目は、「よっぽどの理由がない限りは、議事録は必ず書きましょう」ということです。
これは「言った、言わない問題」から自分の身を守るためでもありますし、参加者や自分の頭の整理にもなるからです。
2つ目は「決定事項・ToDo・次回アジェンダ、このいずれかは書きましょう」ということです。
決定事項とToDoはおろか、次回の会議で話すことも決まってないような会議は、正直価値があるとは言えませんよね。
「この会議は、こんな価値があるんです」と、会議の価値を可視化するためにも、このルールは守ってみてもよいでしょう。
以上となります。
最後に、「この記事の内容じゃ物足りないよ。もっと情報くれ」という方に向けて、オススメ本を置いておきます。
