スキルセット 番外編 話す

この3つさえ守れば、会議で合格点がとれる

会議を回すのに苦心されている方に、私が習った「3つのコツ」をご紹介します。

  1. 会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること
  2. 「自分はどうしたいのか」を必ず用意しておくこと
  3. 議事録には最低でも「決定事項」「ToDo」「次回アジェンダ」のいずれかを書くこと

おすすめです。

・・・伝えたいことは以上なのですが、ちょっとだけ背景を補足しておきたいと思います。

①会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること

いろんな会議の本に絶対に書いてあって、

「会議のコツ」とかでググってみても、まず間違いなく書いてあるコツがあります。


「会議ではゴールを設定しよう」


これ以上ないくらい、当たり前のことですね。

ただ、世の中には、こんな当たり前なことすらできない人がいます。

それが、私でした。


昔、システムの要件についてミーティングしたときの話です。

その場には、エンジニアのAさん、私の上司、私が出席。

私「今日のゴールは、この機能のシステム要件について検討することです」

上司「ちょっと待って。そんなのはゴールとは呼ばないでしょ。もっと具体的に」

私「あ、えーと、すみません。今日のゴールは、この機能についての要件を決めることです」


上司「まだふにゃっとしてるね。要件が決まった状態って、どんな状態?」

私「・・・」


上司「要件が決まったあとは、誰が何すんの?」

私「決まった要件に沿って、Aさんが実装を進めてくださいます」


上司「じゃあ、要件が決まった状態ってのは?」

私「えーと、Aさんが実装をスタートできる状態です」


上司「そうだよね。であれば、今回のゴールは、

"Aさんが会議から席に戻ってすぐに手を動かせるレベルで、要件が具体化されていること"

これでしょ」


***

これが「会議のゴールを設定する」ということです。

だけど「ゴール」なんて表現すると、さっきの僕みたいに油断して、ふにゃっとした「ゴールもどき」を用意してしまう人が出かねません。

なので、表現の違いですが、「何が話し終わっていれば、会議が完了したといえるか=完了条件」と、少し堅苦しい表現をチョイスしてみました。

そして、ダメ押しで「超具体的に」を添えてみました。


会議の完了条件を「超具体的」に宣言すること


どうでしょう。

少しマッチョな雰囲気が出ていますが、「会議のゴールを設定しよう」よりも身が引き締まりますよね。

これが、むかし教わった1つ目のコツです。

②「自分はどうしたいのか」を必ず用意しておくこと

2つ目のコツは、『変える技術、考える技術』を書かれた高松 智史さんのYoutubeを見て、思い出したものです。

「オープンQはバカの始まり」というタイトルの動画なのですが、

これがまあ、心に刺さりまくりまして。


というのも、これと全く同じことを教わったことがあるんです。


よくこんなシーンありませんか?

私「今日は○○という問題の解決策について議論したいと思います」

私「みなさんはどうすれば、○○という問題を解決できると思いますか?」

参加者「・・・(しーん)」


心優しい職場であれば、誰かしら「気まずいぞ」と当事者意識高めの人が、当たり障りのない発言をしてくれるかもしれません。

でも、物理的距離があるオンライン会議では、その当事者意識も薄まりがちに。

「どうすればいいですか?」なんて投げかけてみても、皆さんなかなかミュートボタンを解除してくれない。


で、上司に相談してみたんです。

私「どうして、みんな会議で発言してくれないですかね?」

上司「それはお前の質問の仕方がダメだからでしょ」

私「え?」


上司「じゃあさ、例えば誰かとランチに行くシーンでさ、"何食べたい?"って聞かれると、ぶっちゃけどう思う?」

私「うーん、面倒だなって思っちゃいますね。え、おれが考えるの?って。好きな人から聞かれたら、張り切って考えますけどw」


上司「でしょ。てか、好きな人とランチ行くんだったら、いくつか自分で下調べして、仮説を立てるよね。で、"あそこのフレンチとかどう?"って聞くよね」

私「たしかに」


上司「"どうしたらいい?"という、いわゆるオープンクエスチョン。これは、ただの思考放棄。"考える手間と責任"を相手に押し付けているだけなんだよね」

私「・・・」


上司「一方で、"私は○○がいいと思います。○○で進めてOKですか?"と聞くのがクローズドクエスチョン。これは、自分の頭で考えないとできない質問」

上司「でも、その分、相手は答えやすい。YesかNoかで答えればいいんだから」


***

つまりこういうことです。

会議中は「どう思いますか?」「どうすればいいと思いますか?」といったオープンクエスチョンではなく、

「A案とB案があって、私はA案がいいと考えています。A案で進めてよいでしょうか?」とクローズドクエスチョンで聞く。

こうすれば、聞かれた相手は、YesかNoの二択を回答すればよい。

そして、仮にNoと返ってきた場合は、「具体的にどの点がNGだったか」を話してもらう。

こんな感じで進めると、議論がスピーディーに、より具体的に進んでいきます。

③議事録には最低でも「決定事項」「ToDo」「次回アジェンダ」のいずれかを書くこと

「お前、なに口だけ動かしてるんだ?ちゃんと手も動かせ」

会議中、油断しているとすぐに、この言葉を浴びせられていました。

要は、「議事録をちゃんと書け」ということです。

議事録については、前職で散々言われてきましたので、別の記事に詳しくまとめてあります。

油断大敵!「議事録よろしく」の本当の意味とは?


その中でも、今回は2つピックアップしておこうと思います。

1つ目は、「よっぽどの理由がない限りは、議事録は必ず書きましょう」ということです。

これは「言った、言わない問題」から自分の身を守るためでもありますし、参加者や自分の頭の整理にもなるからです。


2つ目は「決定事項・ToDo・次回アジェンダ、このいずれかは書きましょう」ということです。

決定事項とToDoはおろか、次回の会議で話すことも決まってないような会議は、正直価値があるとは言えませんよね。

「この会議は、こんな価値があるんです」と、会議の価値を可視化するためにも、このルールは守ってみてもよいでしょう。



以上となります。

最後に、「この記事の内容じゃ物足りないよ。もっと情報くれ」という方に向けて、オススメ本を置いておきます。

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