ここでは、『ドキュメント・コミュニケーションの全体観』での学びも活かしながら、資料作りのコツについて、実際に「パワーポイントのスライド」を使って解説しています。
意外にも本シリーズについて好評をいただいたので、今回は「まとめ編」をお送りいたします。
※参考図書
https://www.amazon.co.jp/dp/4904256050
https://www.amazon.co.jp/dp/4904256069
この記事のターゲット
資料を「作るときのモヤモヤ」を抱いている方に向けて書いています
資料を作っている最中に、次のような「モヤモヤ」を抱いている方に向けて書きました。
- 図形の配置や書式設定など、細かいところが気になって時間がかかってしまう
- 作っている最中に、ときどき自分でも何が言いたいかわからなくなる
- そもそも、どうして資料を作る必要があるのかわからない
資料を「見せたときのモヤモヤ」を抱いている方に向けて書いています
資料を人に見せたときに、次のような「モヤモヤ」を抱いている方に向けて書きました。
- 「要するに？」「なぜ？」と言われてしまう
- 時間をかけて作った資料が使ってもらえない
- 読んだ人に伝わらない、動いてもらえない
上記の方々に、資料作りの「Why」「What」「How」をお伝えします
この記事を通して、以下3つの要点をお伝えします。
- そもそも、なぜ資料を作るのか？…Why
- どんな資料を作ればよいのか？…What
- どうやって資料を作ればよいのか？…How
資料作りの目的編…Why+What
まず何よりも重要なのが「そもそも、なぜ資料を作ればよいのか？」の問いです。
- 口頭ではなく「資料」を作らなければならない状況とはどんな状況か？
- そんな資料が果たすべき「目的」とは何なのか？
- 目的を果たすために満たすべき「資料作りの原則」とは何なのか？
- 資料作りの原則の1つ「独り歩きできる資料」は、どんな要素から成り立っているのか？
こういった論点に答えを出していきます。
ストーリー作りのコツ…How
「独り歩きできる資料」を作るために押さえておくべき最初のコツは「ストーリー作り」です。
ストーリーとは、「相手が動きたくなるような、話の筋」のことです。
具体的には、次の3つのポイントを意識しながら、資料のストーリーを描いていきます。
- 1スライド1メッセージにこだわる
- ストーリーの型を持つ(空→雨→傘→付箋ストーリーと、Why→What→How型ストーリー)
- 全体→部分の順番で展開する(いきなり枝葉の話から入らず、まず森を見せる)
以上のポイントを図解しながら解説していきます。
視覚化・ビジュアライズのコツ…How
「独り歩きできる資料」を作るために押さえておくべき2つ目のコツは「視覚化・ビジュアライズ」です。
先述のストーリーは、あくまで「骨組み」にすぎません。
この骨組みに、「肉付け」をしていく必要があります。
その「肉付け」の役割を担ってくれるのが、「視覚化・ビジュアライズ」なのです。
人間は物事を理解するときに、80%以上を「視覚」に頼る。
このことからも、「視覚化・ビジュアライズ」の重要性がよくわかります。
具体的には、次の3つのポイントを意識しながら、資料の視覚化・ビジュアライズを進めていきます。
- 読み手の目線の動きに逆らわない
- フォント、色、大きさ、図形の形、全てに意味を持たせる
- 空・雨・傘・付箋ごとにフィットした型を使う
これらのポイントを10スライド分の図解を使って解説します。
点検・チェックのコツ…How
「独り歩きできる資料」を作るために押さえておくべき3つ目のコツは「点検・チェック」です。
いくらストーリーや視覚化に力を入れて、渾身の出来上がりに仕上がったとしても、まだここで終わるわけにはいきません。
作った資料に抜け漏れが無いか、しっかりと点検する必要があります。
もうひと踏ん張り必要なのです。
そのための具体的なチェック方法を3つ紹介いたします。
- メッセージだけで読んで、意味が通るかを確認する
- 「何が捨てられるか？」の問いを持って、雑音を消す
- あらゆる読み手の立場から、自分の作品をを厳しく見つめ直す
これらのチェックポイントも、全てスライド図解で解説しておりますので、是非ご一読ください。
いかがでしたでしょうか。
「読むのではなく、見てわかって、すぐ動ける資料」が世に溢れると、よりコミュニケーションが円滑になっていくのだと思います。
そんな想いから、今回この記事を書いてみました。
とはいえ、私自身もまだまだ「読まないとわからない資料」を作ってしまっているので、引き続き精進してまいります。